Мысли про таск-менеджмент

08.07.2016

Есть два вида исполнения задач — когда задача выполняется непосредственно вами или когда ее будут исполнять другие.

Я исполняю задачи

При непосредственном исполнении задачи вы обычно знаете что делать, даже если вам ее поставили руководители или вы сами. Постановщики задач в этом случае для вас сделали самое главное — сформулировали суть задачи, критерии ее принятия и отклонения, указали сроки и бюджет, если он требуется. Если у вас возникают проблемы и вопросы, они выливаются в запросы-уточнения, самостоятельный поиск, консультации с коллегами и прочие варианты поиска решений.

На выходе с такой задачей у вас может быть 2 решения: задача будет выполнена по критериям или выполнена не будет, несмотря на множество попыток ее выполнить. Это неприятно, но такие задачи бывают, когда выполнение совершенно от вас не зависит или в принципе невозможно с заданными вводными. Негативный сценарий вы обязательно опишете с причинами невыполнения и вариантами выполнения при коррекции требований.

Я ставлю задачи

Второй тип задач, когда постановщиком являетесь вы, предъявляет определенный список требований к вам:

• целостное видение проекта или цели проекта;
• навык разделения большой задачи на множество маленьких;
• выделение компетенций выполнения задачи, чтобы каждый занимался своим делом максимально эффективно и не влезал на чужую территорию без необходимости;
• написание технического задания для исполнителя и вид итогового решения;
• умение выстраивать выполнение задач в правильной хронологической последовательности;
• умение распределять задачи между исполнителями, чтобы результаты одного вовремя попадали в работу к другому;
• уметь оценивать риски собственных ошибок, задержек по исполнителям и риски возможных внешних изменений;
• накладывать на всю схему цепочку оплаты труда сотрудников, используемых сервисов, сторонних площадок и экспертов;
• правильно разделять работу на этапы, которые может проверить заказчик, оформить объем работ Актом выполненных работ и прочими документами, получить оплату от заказчика, и зафиксировать переход на следующий этап разработки.

У каждого пункта есть своя специфика, у каждой профессии есть свои нюансы. Возможно, что роли людей совмещаются или разделяются принудительно на множество мелких. И вы можете оказаться на любом уровне иерархии.

Объединяет эти пункты самое главное — ваша готовность правильно оценить задачу, вовремя сообщить о необходимости изменить условия, а так же быть пунктуальным куратором поставленных задач.

Я руковожу постановщиками и исполнителями задач

Вспомним, что задачи вы не сами придумываете, у вас есть некое руководство, или как минимум — заказчик проекта. И если у вас есть коллеги, подчиненные тому же начальнику, значит у начальника задач больше ваших пропорциональной количеству ваших коллег.

Руководство подчиненными, у которых много своих проектов и задач — одна специфика. Руководство сотрудниками, выполняющими несколько проектов, и все они пересекаются в проектах так или иначе — совершенно другая работа.

В первом случае руководитель может проводить встречи с отдельными сотрудниками с разрезе проектов, не отвлекая остальных от работы. Во втором случае встречи превращаются в летучки с разбором всех проектов компании.

Последний вариант объединяет команду, но и распыляет ее силы на проекты — все делают все по чуть-чуть. Первый вариант позволяет концентрироваться, но команда может быть сильно разрозненной, и совсем не факт, что они будут помогать друг другу на добровольной основе.

Вспомним о руководителе. Несмотря на персональную ответственность менеджера за задачи в проекте, руководитель должен уметь вовремя находить риск невыполнения проекта в срок, видеть срыв работы или опережение сроков в общем плане проектов и задач, а также контролировать общую экономику проекта на старте и в процессе. Удобный инструмент контроля и мониторинга — важный вопрос операционной работы, который позволяет не скатиться до микроменеджмента. А каковы последствия микроменеджмента в проектах — мы с вами обсудим на следующем занятии.