Архив метки: GTD

Программа для GTD. Настраиваем Планфикс.

Настраиваем Планфикс по GTD.

Одним из принципов постановки и планирования задач является контекстное распределение задач во времени и по приоритетам. Это значит, что задачи надо объединять не по проектам, а по тематике задачи.

Например, мне надо позвонить кому-то, значит я могу выделить время, в которое я могу только звонить, кому надо звонить. Или есть задачи, которые я могу выполнить только в офисе, выделяем задачи в список этих задач, чтобы сделать их все в офисе. Или мы можем лететь в самолете и можем выполнять только задачи без интернета: читать, наводить порядок на компе, разбирать записки, писать статью.

При обычной постановке задач мы всегда мыслили проектами. Есть проект — выполняю по нему задачи с письмами, звонками, документами, настройками. Переходим к другому проекту, повторяем те же задачи, но при этом мы в контексте проекта. Самое сложное в осознании и переходе к распределению задач по GTD — перестроить себя. Но благодаря Планфиксу нам вдруг становится гораздо проще начать работу по GTD.

Заводим новый список полей задач. Сначала в «Кастомизацию»:

Заходим в кастомизацю в Планфиксе

Заходим в кастомизацю в Планфиксе

Потом в «Поля задач» заводим новое поле:

Заводим новый список статусов в Планфиксе

Заводим новый список статусов в Планфиксе

Делаем список и перечисляем нужные поля.

Заводим список статусов GTD в Планфиксе

Заводим список статусов GTD в Планфиксе

У меня из методички GTD:

Очистка сознания,Звонки,Компьютер,Дела дома,Дела в офисе,Дела в пути,Дела без интернет,Когда-нибудь,В любом месте,

Следующим шагом настраиваем шаблон задачи. Идем в шаблоны:

Заходим в шаблон задачи

Заходим в шаблон задачи

Перетаскиваем новый список статусов из скрытых повыше:

Редактируем шаблон задачи

Редактируем шаблон задачи

Переносим список статусов GTD в нужное место

Переносим список статусов GTD в нужное место

Далее создаем планировщик. У меня он называется GTD.

Включаем новый планировщик

Включаем новый планировщик

Заводим новые «Карточки»:

Заводим карточки планировщика GTD

Заводим карточки планировщика GTD

Называем список и выбираем соответствие со статусом списка из GTD:

Ставим каждой карточке условия срабатывания

Ставим каждой карточке условия срабатывания

Результат ввода карточек GTD

Результат ввода карточек GTD

Теперь начинаем ставить задачи. По дефолту всем новым устанавливается статус «Очистка сознания», потому что первый шаг всегда состоит в выписывании всего, что у нас в голове.

Новые задачи сразу в статусе "Очистка сознания"

Новые задачи сразу в статусе «Очистка сознания»

Потом начнем заходить в каждую задачу и вносить пометки и уточнения. Или без уточнений перекидываем-переносим задачи в нужный тип карточки, статус списка GTD сам изменится.

Самое прекрасное в Планфиксе тот факт, что работать по GTD может подчиненный, а руководство может об этом даже не переживать. Или наоборот, руководитель может распределять задачи подчиненным по GTD, а они и знать не будут, по какой системе работают. Ну или мы все можем все знать, но приучаться к GTD постепенно, работая в разных планировщиках, которые просто помогают нам сортировать задачи.

Попробую так поработать, надо же с чего-то начинать постигать GTD.

Geting things done by David Allen в Москве 2015. Отзыв о семинаре

Geting things done by David Allen

Это был интересный и необычный день. Пожалуй, он перевернул мое отношение к тренингам, семинарам и коучингу. Судите сами, было ли что-то интересное для вас.

Все началось с того, что мои друзья из Адвантшоп предложили посетить мероприятие, помочь с представлением их платформы для интернет-магазинов среди бизнесменов и знатоков GTD. Я согласился, причин тому было много. Главное, мне было интересно попробовать себя в новой роли, и я старался.

Сегодня утром пришел заранее и начал осматриваться. Первым делом был найден ролап Адвантшопа в понуром и грустном виде. Осмотрел, подумал, и выгнул задние дуги в нужный ракурс, ролап сразу воспрял.

Следом пошел осматриваться, чай с плюшкой, люди вокруг. С первого взгладя, много разных групп знакомых людей, но это было не так. Мои первые знакомцы оказались коучерами-консультантами, которые с типиным возбуждением рассказывали «Ну очевидно же, что надо вот так! Так сделай, говорю, а он не делает! Ты подумай!» или «В Австрии хороший был тренинг, прямо вот очень. Там с горы спускаешься, все пляшут и тебе рады. А вот в гору возвращаться долго, устаешь». Послушал, и не нашелся как вклиниться. Они так и щебетали об этом до начала.

Само мероприятие задержалось, это время помогло познакомиться с Сергеем, проектировщиком интерфейсов. Он уже читал книгу Дэвида Аллена, вот решил прийти на тренинг. В дальнейшем Сергей через микрофони лично выражал благодарность и наслаждение мероприятием. Хотя по тестам он признал себя прокрастинирующим, что для меня было странно. Далее мы обсудили интерфейсные дела, его опыт работы с гос.компаниями, где все по отдельности ребята хорошие, а место работы у них «проклятое».

Я о себе рассказал, что занимаюсь интернет-торговлей, прошел две войны черные пятницы, есть чего интересного рассказывать. Показал ему мобильную версию сайта, обещал потом отписаться. Визитками обменялись, конечно.

Тут начался перфоманс, вышли организаторы, представили Дэвида, он начал чинно и красиво все рассказывать. И пока он не сказал, что ему 70 лет, я думал, что этому прыгающему по сцене мужику лет 50-55. Голос переводчика в стиле Володарского в наушнике добавлял пикантности мероприятию. Иногда отключал его, чтобы вернуться в мир Дэвида, а не Терминатора («И восстали машины из пепла ядерного огня»)

В процессе тренинга было много полезного и интересного. Особенно понравилась легкость выстуления. Дэвид листал слайды на русском, и было понятно, что он не знает русского, но знает, что он должен сказать, и что будет показано на следующем слайде.

Дэвид довольно быстро попросил всех очистить сознание через выписывание все слов, мыслей, идей и задач на бумагу. Писали все, минут 6-7 непрерывной писанины бреда из головы, пок ане осталось пустоты. И он начал рассказ дальше, и очень хорошо стало все восприниматься. Все его слова ложились на восприятие без шума в голову, что очень удивляло. Пожалуй, возьму на вооружение.

Интересно, что у самого девида есть маленькая записная книжка, на которую он все записывает, отрывает, и кладет в папку для разбора. Он обозначил, что самое главное в этом мероприятии, что вы точно знаете когда будет день и час разбора этих записок. Без них никак нельзя продолжать.

В первом перерыве я пошел знакомиться за стол с 6-8 людьми, чай и плюшку положил на стол, и познакомился с арбитражным адвокатов и его партнером. Знают GTD поверхностно, но все нравится. Рассказал им про своего друга Павла Мищенко и его специалитет, свою уклон и т.п. Обмен визитками и любезностями.

На второй половине сидели странные ребята. Оказалось, они лоббируют на гранты всякие новаии в области омоложения, работают по GTD много лет, ведут все дела и задачи в Outlook, пробовали Asana, но ничего не прошло. Много задач регулярных и рутинных, потому им проджет-менеджерские программы им как-то не идут. Так прошел второй этап встреч.

Дэвид четко вел по презентации, все было классно. За 10 минут до перерыва он передал слово челвоеку-зажигалке, который ведет нетворкинг бизнес в России с русской женой. Он всех начал веселить, призывал не быть русскими, показывая задатость, насупленность и закрытость. Заставил всех повернуться к соседям вокруг, поздороваться, представиться и сказать комплименты. Это реально всех растормошило, за обедом уже было интереснее. Этому способстовало легко задание Дэвида на расшаривание с соседями своих наработок по оптимизации работы. Я заинтересовал соседей своим владением задач через Gmail. Не успел показать Планфикс, но рассказать успел.

На обеде удалось засесть сразу с большой компанией, а потом еще и подсели к другой группе. В первом круге были логисты без каких-либо интересностей. С другой стороны был продавец угля, интересный мужик с интересной простой историей. Рассказал про сложности подбора людей, про делегирование и то, как он смирился с несовершенством сотрудников. «Других у нас на Урале нет». Красиво кушала непонятная деушка с арсенолом из Asana, который другим рекламировала. Но самым интересным и эпичным был Сергей, владелец компании по грузоперевозкам.

Сергей сетовал на сложность управления персоналом и задачами. В простой незамысловатой манере крепкий мужчина излагал свои проблемы и переживания:

— Вот отправил я 50 писем, пусть 47 мне ответили, а вот эти 3, самые интересные, не ответили, но как это проконтроллировать, я ведь еще 50 писем отправил.

— Как контролировать качество выполнения? Каждый вроде свое дело делает, но заболел, не смог и не сделал. Хорошо, что скажет, а то просто молчит, пока не спрошу. А мне некогда!

— Задолбали эти проблемы незарплатных ожиданий. Почему не хотят работать за зарплату? Нет, надо корпоратив. Надо подарки на Новый год. Или придет какая-нибудь с проблемами личными, а мне это зачем? Но сижу, слушаю..

— Вот арендовал дополнительное помещение, поставил стол для пинг-понга, тренажер, а работает ли это? Хрен знает. Я бы лучше в Алмааты поеду и договорюсь с таможней, вот это интересно! Такие вещи рассказывают, прямо не терпится.

И в таком духе Сергей сетовал на проблемы постановки задач, контроля и ответственности сотрудников. Он жадно искал информацию, спрашивал всех об их техническом оснащении, записывал названия, чтобы потом посмотреть.

Я задал резонный вопрос, почему он не наймет того, кто будет решать эти задачи?

— Так ему тоже надо в чем-то решать вопросы, чтобы мне отчитываться! То же самое получится.

— Так это его проблемы, вы его на то и на нимаете — возражал я.

— Нет, я пробовал. Внедряли нам, делали, но все ерунда.

— Как долго интегрирвоали и меняли? По моим подсчетам не меньше полугода должно уйти на нормальное внедрение с оценкой первых результатов.

— Ну не знаю, старый я наверное уже, ретроград. — задумался Сергей. — А вы на чем все ведете? Планфикса? А, План-фикс. Окей..

Дальше к нам подошел друг Сергея — Антон. Он бывший айтишник, но решил все бросить и заняться внедрением GTD. Но прошлое айтишника не оставляет, ищет адекватную платформу для внедрения GTD. Странный парень, но очень активный и любопытный. Он выцепил в массе одного из доверенных организаторов, которая работает 2 года по GTD — Марию.

Мы подсели к ним за стол не в самый удачный момент. Обсуждалось отличие GTD для мужчин и женщин, затронули гормональный фон.. И тут Сергей шепнул Антону:

— Кажется тут какие-то феминистические дела.. не то, что-то..

— Так ты задай свой вопрос и тему, — сказал Антон, и задал прямой вопрос поверх звучавшего бреда — Мария, как вы используете GTD 2 года? Через что?

— Через AnyDo все делаю.

— Энни-дуу — произносил Сергей, записывая все в блокнот.

— А чем вы занимаетесь, Мария? — спрашивал я. — Какова сфера применения?

— Мы разрабатываем сайты по agile, маркетинг и прочее;

— Программистские штучки.. — бурчал Сергей Антону — Так и знал, что это все для программистского бизнеса, а не для нормального.

— Мария, а нпосредственно проекты вы как ведете? Тоже в AnyDo?

— Нет, в Трелло.

— И только в нем, ничего больше?

— Ну там много всего..

Нас прервали волонтеры, оглашая окончание обеда. Все начали расходиться, Сергей бурчал про GTD и прогаммистов, Антон куда-то испарился, оставив журнал и телефон. Пришлось взять и отнести за него. Визитками с Марией обменяться мы успели.

На следующем перерыве я решил подсесть к тем, кто ходил с бейджами «Бизнес», но они все были на своей волне. Ну вот никак не интересные и не открытые. Типичный русские, как сказал бы человек-зажигалка. Решил найти другого собеседника, и выбор пал на хмурого большого парня за дальним столом.

Мой собеседник оказался из строительной сферы. Он уверенно все назвал ерундой, заверяя, что смое главное для него — ручка и ежедневник. Все остальное мешает. Записал, выполнил, зачеркнул. Письма удаляет, если он в копии. Все строительные проэкты у них на людях и ежедневниках.

— Что значит, не выполнить задачу? Мне премию платят за проект, и штрафуют за провал. В итоге отвечает главный инженер и генеральный директор, всем надо сдать проект и получить деньги.

— А как же вы дома строите, тоже все на ежедневниках?

— Конечно. Все все знают, каждый отвечает за свое.

— Круто, конечно. У нас так не получится.

— Почему?

— Ну вот у тебя какие сроки сдачи этапов?

— Месяцами обычно.

— А у нас днями и часами зачастую, потому что программист может накодить так, что завтра уже поздно будет исправлять. А через месяц вообще все выкинуть из-за ошибок на старте.

— Да, я бы так не смог.

— А если бы тебя вообще в другую сферу окунуть?

— Я бы обосрался. Не справлюсь, только в своей сфере могу.

— Ну ты же системно работаешь, все понимаешь, вникнешь..

— Нет, обосрусь, пока буду вникать. Вот отец пробовал 5 лет бизнесом заниматься, военный в отставке, в итоге обанкротился. А как поступил на гос.службу, сразу стало все ладиться. Другой склад характера.

— Интересно у вас, совсем другой мир и принципы.

Мы обменялись визитками, и пошли слушать Дэвида. На этом полезные встречи кончились, оставалось дослушать тренинг.

Из запомнившегося и важного для меня по тренингу были следующие пункты:

— Когда вычеркиваешь слова и задачи из головы, должен знать, когда ты их разберешь полностью. Без этого никак;

— В каждый момент надо осознавать, что и зачем ты делаешь. Любое действие надо для себя объяснить;

— Необходимо перестать думать о том, как я буду думать о задаче. И уж тем более перестать думать о том, как я буду думать о том, что я буду думать когда-нибудь;

— Не забывать очищать мозг. Просто выписываем каждый раз, как мозг начинает засоряться;

В последней секции были ответы на вопросы. Самым полезным был ответ на второй вопрос, сорвавший авации как за вопрос, так и за ответ. Некто Алексей спросил:

— Дэвид, спасибо вам. Я больше 5 лет назад начал читать книгу, но не закончил. Много интуитивно делаю, но у меня проблема в том, что проектов много, задач еще больше. Выписывание не помогает, потому что я вижу их огромным списком, а делаю только те, которые надо делать сегодня и сейчас. Я смотрю на прошедший день, и вижу, что выполнил 2 задачи, вместо нужных 20. Это огромный тяжелый стресс, посоветуйте, что мне делать и как. Спасибо.

— Вы уникальны, таких проблем ни у кого нет. Шутка, конечно. — снял напряжение Дэвид.

С такими проблемами сталкиваются все. В разном масштабе, в разное время и в разных ситуациях. По моим наблюдениям, это хуже всего проявляется у тех, кто очень продуктивен. Вы невероятно продуктивны и мотивированы работать, беретесь за все, хотите успеть, придумываете новое, удерживаете старое.. У менее продуктивных людей все проще, потому что у них масштаб меньше. Но это не приговор. Вы здесь, слушаете меня целый день, а ваши задачи где-то там по-прежнему ждут. Вы нашли время и силы, чтобы спланировать все так, чтобы быть здесь. Значит это возможно и по другим задачам.

Система GTD прививается за 1-2 года. Кто-то постигает раньше, потому что ему не хватало отдельных элементов или системности, не хватало легкого толчка. Постепенно вы научитесь управлять задачами и проектами, но нужно практиковаться. Это, наверное, лучши ответ, который я могу дать.

Есть еще один совет. Разрушьте ваши стандарты. Возможно, 2 выполненные задачи — это ваш максимум, а 20 — это недельный максимум. И надо это принять. Подумайте об этом, о стандартах, кторые могут вам мешать быть эффективным и спокойным.

Были еще вопросы, полезными их назвать сложно. Я хотел задать свой вопрос, и попрошу задать его студентов Вышки, которые встречаются с Дэвидом в пятницу:

— Дэвид, как человеку следовать GTD и быть эффективным, если он подчиненный сотрудник в системе хаоса, руководство не приемлет системность и проектное управление, а только хаотическую постановку задач в рамках общего видения. Как быть человеку среднего и низшего звено в такой структуре?

P.S. У гардероба я видел, как директор Сергей расспрашивал очередного собеседника, не программистский ли у него бизнес. Видимо, не прижилась у него GTD.

Надеюсь, вы дочитали это до конца =)

Как привести дела в порядок. Дэвид Аллен.

Вы еще не знаете, но я страшный зануда. Мне важно, чтобы все лежало на своих местах, все делали свои задачи, и чтобы моя эффективность не страдала из-за других людей. Потому я вырабатываю себе правила работы с документами, файлами, почтой, и проектами. Про все это буду рассказывать отдельно. Но сегодня о другом.

1 декабря буду на тренинге Дэвида Аллена «GETTING THINGS DONE®: ЭФФЕКТИВНОСТЬ И САМОКОНТРОЛЬ

В МИРЕ ХАОСА», на котором мастер GTD расскажет о новых способах повышения эффективности собственной и бизнеса. Чтобы убедиться в этом, достаточно прочитать первую главу из его книги, вот здесь ее раздают бесплатно, дождитесь pop-up банера:

http://davidallen.ru/

Организаторы обещают, что Дэвид расскажет 5 основных фишек:

  1. Почему на самом деле нам мало пространства, а не времени. Создаем пространство для действия.
  2. Контроль и фокус как ключевые инструменты менеджмента. Достигаем состояния контроля и фокуса за 5 шагов.
  3. Шесть горизонтов фокуса для определения приоритетов и направления действий.
  4. Секрет продуктивности. Лучший опыт внедрения и поддержания исполнительской дисциплины.
  5. Самоорганизация: как выстроить систему персонального менеджмента, чтобы всегда выполнять действительно значимую работу.

Мое участие будет сопровождено и начинающимся партнерством с платформой Адвантшоп от Ульяновских разработчиков Камиля Калимуллина.

Про Ульяновск я вообще буду отдельно рассказывать, это невероятный IT-кластер для России. Это не шутка, они очень круты.

Если у вас буду вопросы по Advantshop’у, обращайтесь. Если будете на тренинге, обязательно подходите, пообщаемся. После тренинга обязательно расскажу, что было, и каков результат.