Архив метки: планфикс

Лайфхак пользования Планфиксом

Уже давно пользуюсь сервисом управления проектами Планфикс, и несмотря на постоянные улучшения и текущие удобства, приходится делать для себя хитринки.

Один из важных инструментов для меня — Напоминания. Функционал у них очень продуман, но есть проблема — когда приходит напоминание, надо заходить по ссылке и смотреть, что там надо делать. Я придумал писать в заголовке напоминания то, что мне нужно. А зачастую это звонки определенным людям в определенное время.

Создание напоминания в Планфиксе

Создание напоминания в Планфиксе

Когда тригерное уведомление срабатывает, я получаю в Телеграмме сообщение с номером телефона и сутью звонка. Простое нажатие вызывает функцию звонка, общаюсь с человеком и по итогу разговора делаю ответ на это уведомление с описанием сути разговора. Если звонков предстоит много, я делаю сразу много уведомлений для перезвона на разные дни и время с копипастом одного заголовка.

Получаем уведомление в Телеграм на десктопе

Получаем уведомление в Телеграм на десктопе

Получаем уведомление в Телеграм на телеофне

Получаем уведомление в Телеграм на телефоне

Надеюсь, что в отдаленном будущем у них появятся шаблоны уведомлений, и ручной копипаст отойдет на второй план. Так же надеюсь, что появится возможность выбирать, получать напоминание только в Telegram или только по email, иногда это важно.

Программа для GTD. Настраиваем Планфикс.

Настраиваем Планфикс по GTD.

Одним из принципов постановки и планирования задач является контекстное распределение задач во времени и по приоритетам. Это значит, что задачи надо объединять не по проектам, а по тематике задачи.

Например, мне надо позвонить кому-то, значит я могу выделить время, в которое я могу только звонить, кому надо звонить. Или есть задачи, которые я могу выполнить только в офисе, выделяем задачи в список этих задач, чтобы сделать их все в офисе. Или мы можем лететь в самолете и можем выполнять только задачи без интернета: читать, наводить порядок на компе, разбирать записки, писать статью.

При обычной постановке задач мы всегда мыслили проектами. Есть проект — выполняю по нему задачи с письмами, звонками, документами, настройками. Переходим к другому проекту, повторяем те же задачи, но при этом мы в контексте проекта. Самое сложное в осознании и переходе к распределению задач по GTD — перестроить себя. Но благодаря Планфиксу нам вдруг становится гораздо проще начать работу по GTD.

Заводим новый список полей задач. Сначала в «Кастомизацию»:

Заходим в кастомизацю в Планфиксе

Заходим в кастомизацю в Планфиксе

Потом в «Поля задач» заводим новое поле:

Заводим новый список статусов в Планфиксе

Заводим новый список статусов в Планфиксе

Делаем список и перечисляем нужные поля.

Заводим список статусов GTD в Планфиксе

Заводим список статусов GTD в Планфиксе

У меня из методички GTD:

Очистка сознания,Звонки,Компьютер,Дела дома,Дела в офисе,Дела в пути,Дела без интернет,Когда-нибудь,В любом месте,

Следующим шагом настраиваем шаблон задачи. Идем в шаблоны:

Заходим в шаблон задачи

Заходим в шаблон задачи

Перетаскиваем новый список статусов из скрытых повыше:

Редактируем шаблон задачи

Редактируем шаблон задачи

Переносим список статусов GTD в нужное место

Переносим список статусов GTD в нужное место

Далее создаем планировщик. У меня он называется GTD.

Включаем новый планировщик

Включаем новый планировщик

Заводим новые «Карточки»:

Заводим карточки планировщика GTD

Заводим карточки планировщика GTD

Называем список и выбираем соответствие со статусом списка из GTD:

Ставим каждой карточке условия срабатывания

Ставим каждой карточке условия срабатывания

Результат ввода карточек GTD

Результат ввода карточек GTD

Теперь начинаем ставить задачи. По дефолту всем новым устанавливается статус «Очистка сознания», потому что первый шаг всегда состоит в выписывании всего, что у нас в голове.

Новые задачи сразу в статусе "Очистка сознания"

Новые задачи сразу в статусе «Очистка сознания»

Потом начнем заходить в каждую задачу и вносить пометки и уточнения. Или без уточнений перекидываем-переносим задачи в нужный тип карточки, статус списка GTD сам изменится.

Самое прекрасное в Планфиксе тот факт, что работать по GTD может подчиненный, а руководство может об этом даже не переживать. Или наоборот, руководитель может распределять задачи подчиненным по GTD, а они и знать не будут, по какой системе работают. Ну или мы все можем все знать, но приучаться к GTD постепенно, работая в разных планировщиках, которые просто помогают нам сортировать задачи.

Попробую так поработать, надо же с чего-то начинать постигать GTD.

Черная пятница в магазине подарков. 25 дней до старта

Выходной проходил своеобразно. По подготовке к Черной пятнице почти ничего не делали, но готовились к эффективной работе через Планфикс.

Чтобы наладить работу эффективно, необходимо выбрать единый центр постановки и выполнения задач. Долгое время я считал почту Gmail и принцип пустого инбокса лучшими, но получилось ужасное — не все умеют, хотят и могут осилить этот принцип. Потому приходиться или мириться или решать задачу. Конечно, я выбрал второе.

31 октября 2015 года

Сегодня я посвятил время переносу всех задач из почты в Планфикс. Нет ничего проще, как оказалось:

  1. Заходим Планфикс, нажимаем на «+» у задач и добавляем.
  2. Добавление действия в Планфиксе

    Добавление действия в Планфиксе

  3. Выбираем название, проект, исполнителя и дату планируемого начала;
  4. Добавление задачи в Планфиксе

    Добавление задачи в Планфиксе

    Дополнительный функционал в Планфиксе

    Дополнительный функционал в Планфиксе

  5. Дальше отдельно выбираем время, которое уже затратили на эту задачу;
  6. Добавление аналитической метрики в Планфиксе

    Добавление аналитической метрики в Планфиксе

    Отметка выполнения аналитики в Планфиксе

    Отметка выполнения аналитики в Планфиксе

  7. И сохраняем.

Так я проделываю по всем задачам, накидываю их как с планируемым и фактическим временем, так и без, чтобы потом распределить задачи по дням и часам. Таким образом я получу хорошо распланированный список задач, делегирую часть и начну вести все проекты через Планфикс.

А если что-то забуду, в каждой задаче есть напоминалка с любым количеством повторов.

Добавление напоминания в Планфиксе

Добавление напоминания в Планфиксе

На этом хватит, пора ставить задачи дальше, потому что дедлайн, напомню, 5 ноября!

Серия пять и четыре.

Планирование времени через Планировщик Планфикса

Начал организовывать свое время через Планфикс. Что это значит? Зачем? Что будет на выходе?

Самое главное, что есть у нас в жизни — время. Хоть что делай, оно не остановится. только один способ его остановить — пойти в армию и вернуться в отпуск. Да это особая фишка времени, пойти в увольнение, и оценивать время.. но не об этом.

Чтобы ничего не забывать, надо это планировать и организовывать. В этом помогают ежедневники, todo-приложения, календари всех видов и прочие удобные штуки. Но когда у вас начинается серьезная работа, оказывается, что вам все нужно в одном месте. Желательно, чтобы было совместно с вашим бизнесом. Потому войну здесь выигрывают сервисы.

На первом месте стоят программы-почтовые клиенты, например MS Outlook или Thunderbird. На втором месте идет Gmail с его несравненной интеграцией со всеми своими же сервисами. Я могу долго рассказывать про удобство Gmail, как его настроить грамотно и аккуратно, как использовать и ничего не забывать, но проблема все же есть. Gmail не интегрирован в мои бизнес-процессы. Потому задача управления временем и проектами плавно переходит в сервисы управления проектами.

Я пробовал многие: Trello, Asana, Basecamp, Worksection, Handle (не из этого списка, но близко к ним) и иные. Но у каждого свои сложности и неудобства. И я от всех отказался в пользу Gmail, потому что все задачи мог решать через него, пока не появился Алексей Горностаев и Planfix.

Это невероятно сложный и простой инструмент одновременно. Чтобы его настроить под себя — надо убить много времени, и все это время будет уходить у вас именно на выстраивание процессов, которые Планфикс будет выполнять как робот. Все, что вы захотите запланировать, настроить как регулярную задачу или список задач, возможно даже как чек лист мероприятий, проверок и иных неведомых мне задач — вы все можете сделать в Планфиксе, и получат уведомления о задаче только те, кого вы там отметите.

Первым моим шагом стало заполнение разных шаблонов моих проектов. Об это я расскажу, когда до конца настрою и выстрою принципы. А сейчас я приступил к волшебному инструменту «Планировщик».

Чтобы начать с ним работать, необходимо предварительно завести все проекты в систему, и завести всех исполнителей с вашей стороны, и всех контрагентов, с которыми предстоит работать. Дальше все похоже на Гугл.Календарь: выбираем нужную дату, указываем время и длительность выполнения, проект, исполнителей, возможные чек-листы и все то, что вы хотите сделать.

Например, я раз в месяц проверяю 404 ошибки по всем проектам. Раньше это было рандомное действо по несколько раз на неделе или ни разу за месяц. Давайте это наладим. Захожу в Планфикс и выбираю 1 декабря, далее 10 утра и пишу все, что надо сделать: зайти в вебмастера по готовым ссылкам:

Постановка задачи в Планфиксе

Постановка задачи в Планфиксе

Далее мне останется только выполнить эти задачи и перейти к следующей. А как только я это нормализую на себе, вместо меня эти задачи начнет выполнять мой менеджер-помощник, которого укажу исполнителем. И волшебство в том, что эта задача легко становится рекурентной, то есть, выполняемой периодически. И исполнитель видит ее в своем планировщике каждый месяц.

Залогом успеха работы с Планфиксом я вижу только четкое и безоговорочное исполнение задач в планировщике. Выделил время на задачу, делай ее. Никаких поблажек, только болезнь или смерть.