Архив метки: делегирование

Дал интервью. Основные заблуждения руководителей

Дал интервью. Основные заблуждения руководителей

Сайт hr-tv.ru запросили комментарий: «Какие, на ваш взгляд, наиболее распространенные заблуждения есть у начинающих и опытных руководителей?»

Мой ответ:

Противоположное предыдущему пункту иллюзия. Комментирует Степан Чельцов, генеральный директор Thepresents.ru:

Большинство людей не понимает, что значит руководить, а значит это — работать системно и в команде:
— найти сотрудника умнее себя;
— дать ему возможность и инструменты работы;
— построить и донести до подчиненных критерии оценки их труда;
— не перегружать человека сверх необходимого;
— разговаривать с людьми и доносить до них суть работы и ценности.
Большинство встречаемых мною руководителей часто плохо отдают работу людям, мешают им работать постоянными отчетами-вопросами-совещаниями, меняют правила работы или не соблюдают их сами, перегружают людей задачами, и не слушают обратную связь с мест

Источник: http://hr-tv.ru/articles/semnadtsat-zabluzhdenii-lidera.html

Дополню комментарий. Каждый руководитель заблуждается по поводу своих подчиненных. Мы верим им больше нужного, не доверяем, хотя можно. Отпускаем некоторые вопросы, хотя надо бы усилить контроль. Или зажимаем гайки, хотя все вполне было нормально. Проблема не в самодурстве, хотя и оно присутствует.

Все дело в недостаточной проработке системы взаимоотношений. Когда люди не знают всех своих обязанностей, когда обязанности и приоритеты меняются в течении недели или дня — ничего хорошего не будет. Исполнитель в ситуации непонимания развития событий начинает делать что? Правильно, только то, что не изменилось — базовую и неважную работу, а задачи с высоким приоритетом остаются на обочине ровно по одной причине — руководитель не выстроил систему приоритетов и мешает сотруднику выполнять свою работу.

Вторая сторона проблемы — руководитель ставит и принимает задачи в своей системе координат, а люди работают в другой. Сначала вы накидали задач и думаете, что там все просто. Или вообще не думаете, что там у подчиненного с нагрузкой, а он просто пытается вытянуть все свалившееся, или не пытается. В это время руководитель еще и спрашивать начинает, ругается, еще накидывает, приоритет меняет, а прогресса всеравно не будет, не тянет человек.

Как решать проблему?

Для начала ее надо осознать. Причины в руководителе и всей его вертикали управления.

Далее надо провести срез всех задач на сотруднике, выписать их с дедлайнами и подзадачами. Все задачи обсудить и расставить приоритеты, сроки, объяснить, как задачи будут приниматься. Если получится объяснить человеку ценность его работы в целом, показать связку с другими сотрудниками, будет замечательно. С каждым сотрудником происходит такая работа постоянно, если не раз в неделю, то раз в месяц точно.

Помимо личных встреч нужно проводить одну общую встречу, обсуждать проекты друг друга, выявлять связки людей в разных задачах, спрашивать проблемы и согласовывать приоритеты между сотрудниками. Это поможет наладить горизонтальные связи в коллективе, чтобы результаты получались сами по себе в результате нормальной работы, а не по приказу свыше.

Неплохо звучит. Но как это сделать?

Я люблю технологичный подход. И каждый раз в каждом проекте рассказываю, что надо определиться с центром управления/центром принятия решений. Для себя я выбрал управление проектами через Планфикс. Все задачи мы помещаем в них, ставим приоритеты, сроки и знаем, что и с чем нам надо связать, чтобы заниматься делами эффективно.

Я могу организовать такую работу и просто через Gmail и Календарь, все будет работать как часы, все будут связаны друг с другом и будут видеть задачи друг друга, но это не так эффективно, как могло бы быть.

Мои друзья делают такие же штуки в MS Outlook, Basecamp’ах, Worksection и прочих сервисах. Их много, но внутри компании должен быть один для всех, или прочие решения должны быть легко интегрируемы между собой. Такое может сделать Планфикс с Гугл.Календарем, кстати.

Планирование времени через Планировщик Планфикса

Начал организовывать свое время через Планфикс. Что это значит? Зачем? Что будет на выходе?

Самое главное, что есть у нас в жизни — время. Хоть что делай, оно не остановится. только один способ его остановить — пойти в армию и вернуться в отпуск. Да это особая фишка времени, пойти в увольнение, и оценивать время.. но не об этом.

Чтобы ничего не забывать, надо это планировать и организовывать. В этом помогают ежедневники, todo-приложения, календари всех видов и прочие удобные штуки. Но когда у вас начинается серьезная работа, оказывается, что вам все нужно в одном месте. Желательно, чтобы было совместно с вашим бизнесом. Потому войну здесь выигрывают сервисы.

На первом месте стоят программы-почтовые клиенты, например MS Outlook или Thunderbird. На втором месте идет Gmail с его несравненной интеграцией со всеми своими же сервисами. Я могу долго рассказывать про удобство Gmail, как его настроить грамотно и аккуратно, как использовать и ничего не забывать, но проблема все же есть. Gmail не интегрирован в мои бизнес-процессы. Потому задача управления временем и проектами плавно переходит в сервисы управления проектами.

Я пробовал многие: Trello, Asana, Basecamp, Worksection, Handle (не из этого списка, но близко к ним) и иные. Но у каждого свои сложности и неудобства. И я от всех отказался в пользу Gmail, потому что все задачи мог решать через него, пока не появился Алексей Горностаев и Planfix.

Это невероятно сложный и простой инструмент одновременно. Чтобы его настроить под себя — надо убить много времени, и все это время будет уходить у вас именно на выстраивание процессов, которые Планфикс будет выполнять как робот. Все, что вы захотите запланировать, настроить как регулярную задачу или список задач, возможно даже как чек лист мероприятий, проверок и иных неведомых мне задач — вы все можете сделать в Планфиксе, и получат уведомления о задаче только те, кого вы там отметите.

Первым моим шагом стало заполнение разных шаблонов моих проектов. Об это я расскажу, когда до конца настрою и выстрою принципы. А сейчас я приступил к волшебному инструменту «Планировщик».

Чтобы начать с ним работать, необходимо предварительно завести все проекты в систему, и завести всех исполнителей с вашей стороны, и всех контрагентов, с которыми предстоит работать. Дальше все похоже на Гугл.Календарь: выбираем нужную дату, указываем время и длительность выполнения, проект, исполнителей, возможные чек-листы и все то, что вы хотите сделать.

Например, я раз в месяц проверяю 404 ошибки по всем проектам. Раньше это было рандомное действо по несколько раз на неделе или ни разу за месяц. Давайте это наладим. Захожу в Планфикс и выбираю 1 декабря, далее 10 утра и пишу все, что надо сделать: зайти в вебмастера по готовым ссылкам:

Постановка задачи в Планфиксе

Постановка задачи в Планфиксе

Далее мне останется только выполнить эти задачи и перейти к следующей. А как только я это нормализую на себе, вместо меня эти задачи начнет выполнять мой менеджер-помощник, которого укажу исполнителем. И волшебство в том, что эта задача легко становится рекурентной, то есть, выполняемой периодически. И исполнитель видит ее в своем планировщике каждый месяц.

Залогом успеха работы с Планфиксом я вижу только четкое и безоговорочное исполнение задач в планировщике. Выделил время на задачу, делай ее. Никаких поблажек, только болезнь или смерть.